Pleo: recensione della piattaforma di gestione delle spese aziendali

Gestire le spese aziendali attraverso un’interfaccia di facile utilizzo (smartphone o computer), per tutti i dipendenti, evitando errori e attività ripetitive. Si chiama Pleo ed è una delle migliori soluzioni di carte aziendali per la gestione delle note spese.

Pleo: cos’è

Creata nel 2015, Pleo (qui il sito ufficiale) è una società europea di origine danese specializzata in soluzioni di gestione dei costi e delle spese per professionisti. L’azienda, molto conosciuta in Europa con oltre 20.000 clienti, si rivolge a tutti i tipi di attività: dalle imprese individuali a quelle di grandi dimensioni, comprese le associazioni (Onlus).

Pleo fornisce alle imprese carte di pagamento prepagate e un’applicazione mobile per gestire le note spese, nonché una piattaforma di gestione contabile per queste spese. L’azienda è partner di Mastercard: il suo modello economico si basa su un abbonamento gratuito, o 39-79 € al mese per 3 utenti (con possibilità di aggiungere utenti aumentando la tariffa mensile).

Lo scale-up ha raccolto $ 350 milioni in due round, nel 2021, con una valutazione di 4,7 miliardi di dollari. Pleo è una piattaforma finanziata, in particolare, da Coatue Management, Alkeon Capital, Bain Capital Ventures e Thrive Capital. L’azienda impiega 800 persone e ha uffici a Londra, Stoccolma, Berlino, Madrid, Lisbona, Copenaghen e Parigi.

Secondo uno studio condotto nel febbraio 2022 tra 300 PMI italiane, il 43% di loro utilizza ancora fogli di calcolo per gestire le spese dei propri dipendenti. Il 19% non utilizza alcun software gestionale dedicato.

Sulla base di questi dati, Pleo promette di rivoluzionare il modo di fare contabilità in azienda. La piattaforma, infatti, ha deciso di offrire i propri servizi innovativi alle aziende, in particolare con l’evoluzione della legge sulla digitalizzazione delle note spese, che consente agli imprenditori di gestire e controllare i propri costi professionali con una soluzione 100% digitale.

Pleo: come funziona

Pleo è un metodo 100% digitale e completo per la gestione delle spese professionali: è inclusa una carta di credito Mastercard per ogni dipendente che effettua le note spese. Pleo è una soluzione basata su cloud per la gestione delle spese aziendali e l’automazione della rendicontazione, utilizzando carte aziendali virtuali e fisiche. È disponibile, inoltre, sia in versione desktop sia Android e iOS per scattare foto degli scontrini.

Le Mastercard virtuali prepagate possono essere generate in Pleo per acquisti online e i dipendenti possono ricevere carte fisiche per altre spese. È possibile impostare limiti di spesa diversi per ciascun dipendente. Gli utenti possono attivare e disattivare le carte istantaneamente e visualizzare le spese in tempo reale tramite la dashboard.

Grazie alle applicazioni mobili, Pleo ricorda automaticamente agli utenti in tempo reale di scattare una foto della ricevuta ogni volta che effettuano un acquisto. Gli acquisti vengono automaticamente classificati, associati alle foto delle ricevute e possono essere corredati di tag e note personalizzati per una più agevole identificazione.

Pleo, infine, può essere integrata con una gamma di sistemi contabili, consentendo l’esportazione con un clic dei dati delle note spese.

L’efficienza e l’efficacia di Pleo è dimostrata dai numeri: la piattaforma conta, infatti, oltre 20 mila clienti che si fidano del sistema. Pleo lancia un’offerta di prova gratuita senza impegno per tutti i nuovi clienti che desiderano testare il sistema.

Pleo: i costi

In termini di offerte, Pleo propone 3 formule: Pleo Starter a 0 €, Pleo Essential a 39 € al mese e Pleo Advanced a 79 € al mese: la piattaforma, dunque, si rivolge a tutti tipologie imprenditoriali (dai lavoratori autonomi alle grandi aziende, comprese le associazioni).

Per rassicurare le imprese che potrebbero nutrire dubbi, Pleo si integra molto facilmente con i software o dà la possibilità di scaricare tutte le tue spese professionali in qualsiasi altro software di attraverso formati standard.

Come qualsiasi programma di gestione delle note spese, è possibile controllare i flussi di lavoro di convalida, creare account per stato e ruolo, integrare la politica di nota spese, gestire e recuperare l’IVA sia italiana sia estera, etc.

Pleo: l’app mobile

L’applicazione mobile Pleo, disponibile su App Store e Google Play, permette di scattare una foto delle ricevute e riconciliarle con la spesa corretta. L’opinione dei clienti Pleo sull’App Store è chiara, con un punteggio di 4,6/5.

La disponibilità della soluzione Pleo sia su desktop sia in versione mobile consente alle aziende di gestire le proprie spese in tempo reale.

Pleo: perché conviene

L’obiettivo principale della piattaforma Pleo è quello di monitorare al meglio le spese aziendali evitando errori, in particolare permettendo di pagare le spese con la carta aziendale inclusa. Va detto che le condizioni di prelievo non sono proprio vantaggiose: si avrà, infatti, una commissione di 5 € per prelievo (ma solo per il piano Starter, ovvero quello gratuito), sia esso in euro o in valute estere. Di contro, tutti i pagamenti, in qualsiasi valuta vengano effettuati, sono totalmente gratuiti.

Pleo: i vantaggi

Il primo vantaggio in assoluto è costituito dall’offerta di prova gratuita di 30 giorni senza impegno. L’abbonamento alla piattaforma, inoltre è:

• soluzione per note spese che si può sospendere in qualsiasi momento;
• carta di pagamento Mastercard inclusa;
• carte virtuali disponibili;
• visualizzazione delle spese in tempo reale;
• soluzione per aziende di tutte le dimensioni e di tutte le forme giuridiche;
• gestione delle spese chilometriche;
• integrazione Plug & Play con noti software di contabilità;
• software di gestione delle spese ideale per dirigenti aziendali, gestori finanziari e/o contabili;
• possibilità di recuperare l’IVA estera con Pleo Reclaim;
• servizio clienti telefonico reattivo.

Pleo: gli svantaggi

L’unico svantaggio è legato alla commissione di 5 € riferita a ogni singolo prelievo (ma solo per il piano Starter, per gli altri due piani è gratuito), sia in Italia sia all’estero perché l’utilizzo principale è il pagamento con carta per un migliore monitoraggio delle spese professionali.

Pleo: condizioni, tariffe, commissioni

• 3 Piani: Pleo Starter gratis, Pleo Essential a 35 € al mese o Pleo Advanced a 65 € al mese, più tariffe supplementari per utenti aggiunti;
• Costo tessera per dipendente: incluso;
• Spese sui pagamenti in zona euro e valute estere: gratuite;
• Condizioni di prelievo in tutti i Paesi in euro e valute estere: 5 € a prelievo (piano Starter).

Nella seguente tabella, elencheremo i principali servizi offerti dai 3 pacchetti e gli eventuali costi da sostenere per l’utilizzo dello specifico servizio.

SERVIZI	STARTER	ESSENTIAL	ADVANCED
Prezzo	0 €/mese	39 €/mese	79 €/mese
Carte aziendali	✅	✅	✅
Apple Pay / Google Pay	✅	✅	✅
Limiti di spesa per carta o acquisto	⛔️	✅	✅
Prelievi da bancomat	5 €/prelievo	Gratis	Gratis
Utenti gratuiti	3	3	3
Tariffa per utenti aggiuntivi	⛔️	Fino a 12 €/utente al mese	Fino a 14 €/utente al mese
Acquisizione ricevuta formato digitale	✅	✅	✅
Rimborso utenti con o senza carte	⛔️	✅	✅
Rimborso spese in contanti e relative al chilometraggio	⛔️	✅	✅
Gestione di tutti gli abbonamenti aziendali	⛔️	✅	✅
Gestione di più entità	⛔️	Max. 2 entità	Illimitate
Panoramica in tempo reale di tutte le spese	✅	✅	✅
Dashboard con analisi spese	⛔️	✅	✅
Creazione team e assegnazione revisori	⛔️	✅	✅
Definizione processi revisione spese	⛔️	✅	✅
Integrazioni sistemi contabili	✅	✅	✅
Categorizzazione automatica spese	✅	✅	✅
Accesso per commercialisti esterni	9 €/mese	Gratis	Gratis
Accesso all’Open API	⛔️	⛔️	✅
Centro assistenza e FAQ	✅	✅	✅
Webinar di inserimento	✅	✅	✅
Supporto via e-mail	✅	✅	✅
Supporto via chat in tempo reale	⛔️	✅	✅
Supporto telefonico	⛔️	⛔️	✅
Customer success manager dedicato	⛔️	⛔️	✅
Sessione di inserimento assistito	⛔️	⛔️	✅
Pagamenti con carta e costi di cambio valuta	2,49%	1,99%	1,99%

Pleo: integrazioni e API

Pleo offre API per l’integrazione con altre applicazioni per computer. Queste integrazioni consentono, ad esempio, di connettersi a un database, scambiare dati o sincronizzare file tra più programmi per computer tramite un’estensione, un plug-in o un’API (interfaccia di programmazione dell’applicazione / interfaccia di programmazione).

Pleo, dunque, può connettersi ad API e plug-in. Si tratta, infatti, di un software in modalità SaaS, compatibile con la maggior parte dei sistemi informativi aziendali e i più noti sistemi operativi, come Windows, Mac OS e Linux perché è accessibile da un browser Web. Il pacchetto software è accessibile anche da remoto (ufficio, casa, in movimento, etc.) e può essere installato su molti dispositivi mobili come iPhone (piattaforma iOS) o tablet o smartphone Android. Per utilizzarlo è importante disporre di una corretta connessione Internet e di un browser aggiornato.

Pleo: interfaccia e demo

L’interfaccia di Pleo è tradotta in italiano ed è progettata per essere ergonomica, reattiva e personalizzabile al fine di migliorare la produttività del team e rafforzare la collaborazione all’interno dell’azienda

Il software online è relativamente semplice da installare (impostazioni, configurazione, personalizzazione, etc.) e non dovrebbe richiedere l’uso di un integratore. È disponibile in diverse lingue.

Pleo: come scaricarlo

Non è possibile caricare Pleo, in versione desktop. Per avere il software è necessario visitare il sito web ufficiale del produttore, che offrirà di provarlo gratuitamente o di installarlo in una versione demo, o di partecipare a un webinar. Se si tratta di una soluzione online, non sarà necessario scaricare e installare nulla sul proprio computer.